Virtuelle Events während der Pandemie

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Erfahren Sie hier, wie virtuelle Events die Herausforderungen meisterten, die mit der COVID-19-Pandemie aufkamen.

Die Auswirkungen der Pandemie auf Veranstaltungen

Auf Veranstaltungen, vor allem auf Konferenzen, ist es normal, dass die Gäste nah beieinander tummeln, sich in Gesprächen austauschen und zusammen essen. Ein Großteil der Teilnehmer legt weite Strecken zurück, um den Geist solcher Events mitzuerleben. Der BBC Worklife-Artikel erklärt allerdings, dass diese Art von Veranstaltungen schnellere Ausbreitungen der COVID-19-Viren begünstigt.

“Eine enorme Masse an Menschen kommt zusammen, soziale Hemmungen und Normen werden etwas gelockert. Die Gäste verbringen Zeit miteinander und das birgt ein hohes Risiko einer viralen Infektion. Konferenzen fallen auf jeden Fall in dieses Muster.”

Paul Hunter, Professor für Medizin an der Universität Ostanglien (aus dem Englischen übersetzt)

Riesige Veranstaltungen sind während der Pandemie ein absolutes No-Go. Und weil das so ist, waren die Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche verheerend.

Ein Event-Magazin namens Live Design erhob im Juli 2020 eine Umfrage. Unter den 107 Veranstaltern, die antworteten, haben fast 45% einen jährlichen Umsatz von 1 Millionen US-Dollar bis 30 Millionen US-Dollar angegeben, 40% liegen unter 1 Millionen US-Dollar und 16% nannten 50 Millionen US-Dollar.

Das ist ein Zeichen dafür, dass ein Großteil der Veranstaltungsfirmen Hürden überwinden mussten, um ihren Umsatz zu steigern. Die Folge war, dass 77,57% der Firmen ihr Personal kürzen mussten. Aber es gab auch positive Veränderungen: 58,88% der Unternehmen legten ihren Fokus auf neue Projekte, wie digitale Live-Übertragungen, virtuelle Konferenzen, UV-Technologien und weitere zukunftsträchtige Planungen.

Eine Umfrage der Professional Convention Management Association (PCMA) zeigte, dass sieben von zehn Firmen ihre Events auf virtuellen Plattformen abhielten.

Richtig gelesen. Die Pandemie ließ viele Firmen virtuelle Veranstaltungen auf den Plan holen. Dabei wurden Tools wie Zoom, Attendify, Sli.do, und nicht zu vergessen, die firmeneigenen Webseiten genutzt. Die Apps erlauben es den Teilnehmern, sich anzumelden, an den Workshops teilzunehmen, Fragen zu stellen und sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen. Dafür müssen sie nicht mal aus dem Haus oder sich angemessen kleiden.

“Vor der Pandemie sprach jeder über virtuelle Konferenzen, aber nur wenige wagten es, sich diese Möglichkeit genauer anzuschauen. Wir sind in eine Routine gefallen. Die Pandemie zwang uns zu einer Reaktion. Viele Unternehmen verstanden, dass viele Dinge im digitalen Raum erledigt werden können, statt Menschen in Zügen und Flugzeugen einmal um die Welt reisen zu lassen.”

Mandy Jennings von Paje Consulting, ein Unternehmen für Eventmanagement, das in Cheshire ansässig ist.

Viel Lärm um nichts?

Jeder, der lange genug gelebt hat, weiß, dass auch die glorreichsten Dinge im Leben, der Kritik der Menschen nicht entkommen können. Es scheint, als gesellen sich virtuelle Veranstaltungen zu diesen Dingen dazu.

Unterschiedliche Zeitzonen, schlechte Internetleitungen und das einfache Fehlen in physischer Präsenz lassen Menschen virtuelle Events vermeiden. Veranstaltungen in Präsenz ermöglichen den Teilnehmern ihre fünf Sinne zu nutzen; vielleicht fehlen den Menschen die Gefühle, die mit der Aufregung und dem Spaß solcher Events kommen.

“Wir alle sind uns bewusst, dass das Vernetzen zu jeder guten Konferenz dazugehört. Sich mit anderen Rednern oder Gleichgesinnten auszutauschen, seine Ideen zu äußern und sich inspirieren zu lassen – das sind die Dinge, die eine Konferenz ausmachen.”

Lester Mordue, Leiter der PROMAX Europakonferenz.

Da Gesundheit und körperliche Unversehrtheit nun mal wichtiger sind als Genuss, gibt es bedeutendere Gründe, warum virtuelle Veranstaltungen notwendig sind.

Eine Studie der Martech Today fand heraus, dass 66% der befragten Personen Veranstaltungen in Präsenz vermeiden, bis flächendeckende Impfungen möglich sind. Das heißt, dass sich viele Menschen noch davor fürchten, großen Menschenmengen zu begegnen, ähnlich wie die Angst vor einer Infektion im ÖPNV.

Die Unsicherheiten über die Wirkung der staatlichen Maßnahmen, worunter das Maskentragen, Hygienekonzepte und Abstand halten zählen, verstärken die Ängste. Wir haben sogar eine virtuelle Weihnachtsfeier vorgeschlagen, weil das wesentlich sicherer ist. Wenn eine Veranstaltung doch in Präsenz gehalten werden soll, dann müssen die Veranstalter angemessene Maßnahmen anwenden. Dazu zählt beispielsweise eine Begrenzung der Teilnehmerzahl oder die Wahl eines Veranstaltungsortes im Freien.

Wenn die Pandemie irgendwann vorbei ist, werden virtuelle Veranstaltungen weiterhin die günstigere Option sein. Die Teilnahme an physischen Events ist aufgrund der An- und Abreise, Unterkunft und der Registrierung mit Kosten verbunden. Die Veranstalter müssen auch mit zusätzlichen Kosten aufgrund der Hygienemaßnahmen und des verpackten Essen rechnen. Bei einer virtuellen Veranstaltung entfallen diese Ausgaben vollständig.

Virtuelle Veranstaltungen senken nicht nur Kosten, sondern schonen auch die Umwelt. Da das Reisen entfällt, werden die CO2-Emissionen gesenkt. Es entsteht nicht so viel Verpackungsmüll, da beispielsweise keine Lebensmittel bestellt werden müssen. Außerdem sind die Teilnehmer nicht dazu “gezwungen” zu duschen oder gewaschene Anzüge oder Kleider zu tragen, weswegen weniger Wasser verbraucht wird.

Was haben Daten mit dem Erfolg virtueller Events zu tun?

Wie alles im digitalen Raum, kann der Erfolg virtueller Veranstaltungen viel einfacher nachvollzogen und analysiert werden. Anhand verschiedener Metriken können Veranstalter bestimmen, wie gut ihr Event verlief.

Die Teilnehmer kennen

Öffungs- und Klickraten von E-Mail-Einladungen können Aufschluss über demografische Daten potentieller Teilnehmer der Veranstaltung geben. Zu den demografischen Daten gehören z. B. Alter, Geschlecht, Wohnsitz, Beruf, Branche etc. die den zukünftigen Aufwand der Personengewinnung beeinflussen werden.

Bei der Sammlung von demografischen Teilnehmerdaten können Fragen zur Vernetzung gestellt werden:

• Welchen Beruf üben Sie aus?
• In welcher Branche arbeiten Sie?
• Wie lange arbeiten Sie schon in dieser Branche?
• Welche Themen interessieren Sie am meisten?
• In welchem Bereich möchten Sie dazulernen?
• An welchen der folgenden Produkte und Dienstleistungen sind Sie am meisten interessiert?
• Was erhoffen Sie sich von dieser Veranstaltung?

Solch eine Umfrage wird nicht nur den Veranstaltern zugute kommen, um zielgerichteter zu arbeiten, sondern auch den Teilnehmern helfen. Die Veranstaltungen können so auf die Bedürfnisse der Gäste abgestimmt werden und die Menschen mit den für sie relevanten Themen, Sponsoren etc. in Verbindung setzen.

Einblicke in die Tagungen und Beteiligung

Verschiedene Metriken können angewendet werden, um Einblicke in Tagungen und Redner zu gewinnen:

1. Die Gesamtanzahl aller Registrierungen ist eine der grundlegendsten Metriken, um das Interesse an einer virtuellen Veranstaltung festzustellen.
2. Die Anzahl der Tagungsregistrierungen kann angeben, welche Themen und Redner eine hohe Nachfrage genießen (die oben genannten Fragen zur Vernetzung können natürlich auch Auskunft über die Nachfrage geben).
3. Das Engagement der Redner und die Zufriedenheit der Teilnehmer können durch die Apps und Webseiten festgestellt werden. Dazu zählen die Zahlen folgender Faktoren: Profilaufrufe der Redner, Rezensionen, Umfragen, Live-Chat- und Social-Media-Aktivitäten.
4. Die Erfahrungen bei der Vernetzung können analysiert werden, indem die Gesamtzahl der ausgetauschten Kontaktdaten, die Teilnahme an Vernetzungssitzungen, die Verweilzeit während der Vernetzungssitzungen und außerdem die Zahl der privaten Chatkonversationen auf der Veranstaltungsplattform genutzt werden.

Kundengewinnung und Umsatzsteigerung

Große Veranstaltungen werden häufig durch Sponsoren finanziert, damit auf diesen Events potentielle Kunden für sie generiert werden können. Die Sponsoren wollen folglich auch in Kenntnis darüber gesetzt werden, ob sich die Finanzierung gelohnt hat. Dazu wollen sie Informationen darüber, ob die Werbung bei den Teilnehmern ankam und sich ihr Kundenstamm vergrößert hat.

• Interaktion mit der Webseite des Sponsors: Höhe der Interaktionen (Besuche, “Gefällt mir”-Angaben und Reaktionen) die Teilnehmer mit der Webseite der Sponsoren hatten.
• Präsenz des Contents: Wie häufig der Content des Sponsors während der Veranstaltung beworben wurde.
• Klickrate des Contents: Die Anzahl der Klicks auf den Content des Sponsors.
• Contentkosten pro Klick: Was die Sponsoren insgesamt in den Content investiert haben, geteilt durch die Gesamtanzahl der Klicks, um zu bestimmen, ob sich die Finanzierung ausgezahlt hat.
• Durchschnittliche Verweilzeit im Contentbereich: Die durchschnittliche Zeit, in der die Videos der Sponsoren angeschaut wurden.
• Qualifizierte Verkaufsanschlüsse: Die Anzahl der künftigen Kunden, die auf der Veranstaltung generiert wurden.
• Gewonnene Kunden: Die Zahl der Teilnehmer, die dank der Veranstaltung als Kunden dazugewonnen wurden.

Gleichzeitig wollen die Veranstalter wissen, ob sie aus dem Event Gewinn ausschlagen konnten.

• Bruttoumsatz: Gesamteinahmen durch die virtuelle Veranstaltung vor Abzug der Ausgaben.
• Effizienzgrad: Verhältnis der Ausgaben zum Umsatz (Kosten/Umsatz) bestimmen, um festzustellen, wie profitabel die Veranstaltung tatsächlich war.

Was wird jetzt aus Veranstaltungen in Präsenz?

Auch im Jahr 2021 und in den darauffolgenden Jahren wird es wahrscheinlich Veranstaltungen in Präsenz geben. Diese werden nur nicht in dem Maße organisiert werden wie früher. Die Veranstalter müssen die Teilnehmerzahlen begrenzen, Galgenmikrofone nutzen, virtuelle Frage-und-Antwort-Runden organisieren, Stühle, Sessel etc. in Abständen aufstellen, digitale Goodiebags einführen, einzeln verpackte Mahlzeiten anbieten und viele weitere Maßnahmen durchsetzen, um Infektionsketten zu unterbrechen.

Wenn wir uns anschauen, wie kostengünstig und einfach virtuelle Veranstaltungen zu organisieren sind, werden wir 2021 eher weniger auf Events gehen, die in Präsenz stattfinden. Auch wenn einem der direkte Kontakt zu anderen Menschen fehlt. 2021 ist voll von virtuellen Veranstaltungen. Warum nicht das Beste aus der Situation machen?

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